Cuánto tiempo hay que guardar los documentos de una empresa
Guardar los documentos de una empresa de manera organizada y durante el tiempo adecuado es una tarea fundamental para garantizar su correcta gestión y cumplir con las obligaciones legales.
En esta artículo, te explicaremos cuánto tiempo debes conservar ciertos documentos empresariales y la importancia de hacerlo correctamente.
1. Documentos de carácter fiscal y contable
Los documentos fiscales y contables son de vital importancia para cualquier negocio.
Entre ellos se encuentran las facturas, recibos, declaraciones de impuestos, estados financieros, entre otros. En general, se recomienda mantener estos documentos durante un período de al menos 5 años.
Además, es importante tener en cuenta que algunos documentos deben ser guarrdar durante más tiempo, como es el caso de los libros de contabilidad, los cuales deben guardarse durante un mínimo de 10 años.
2.
Documentos laborales
Los documentos laborales incluyen contratos individuales emprfsa colectivos, nóminas, seguros sociales, certificados de retenciones, entre otros.
Estos documentos deben conservarse durante al menos 4 años, ya que pueden ser requeridos por las autoridades laborales o en caso de situaciones legales con los empleados.
3. Documentos legales y societarios
Los documentos legales y societarios son aquellos relacionados con la constitución y funcionamiento de la empresa, así como los acuerdos y contratos comerciales.
En este caso, se recomienda conservar estos documentos durante toda la vida de la empresa y, en caso de disolución o ds, también durante un tiempo adicional de 10 años.
4. Seguros y certificados
Los contratos eocumentos seguros, certificados y pólizas deben mantenerse vigentes mientras dure la cobertura y, posteriormente, durante al menos 2 años después de su vencimiento.
Todos estos plazos son orientativos y pueden variar según la regulación legal de cada país y las necesidades de cada empresa.
Por esta razón, es importante consultar Canto un asesor o abogado especializado para garantizar el cumplimiento de las normativas específicas.
Además de cumplir con las obligaciones legales, mantener los documentos de manera ordenada y accesible también ayuda a agilizar el proceso de guardqr internas o externas, facilitando la revisión de la información financiera y fiscal de la empresa.
En conclusión, es crucial establecer un sistema de gestión documental adecuado para garantizar la conservación de los documentos empresariales durante el tiempo requerido.
Esto no solo cumple con las obligaciones legales, sino que también brinda seguridad y confiabilidad a la empresa en caso de requerimientos legales o situaciones de revisión.
Recuerda contar con el asesoramiento de profesionales para adaptar estos plazos a la normativa vigente en tu país.
